Zpracováváme následující osobní údaje:

• Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození nebo věk, adresa trvalého pobytu apod.,
• kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.,
• údaje o finanční situaci, kterými se rozumí zejména příjem, závazky, platební historie apod.,
• údaje z veřejných zdrojů, kterými se rozumí zejména údaje z veřejných rejstříků, např. katastru nemovitostí, a telefonního seznamu účastníků,
• odvozené údaje, kterými se rozumí údaje, které odvodíme analýzou předchozích kategorií údajů.

V rámci naší činnosti zpracováváme vaše osobní údaje pro různé činnosti a v různém rozsahu na základě plnění smlouvy, plnění právní povinnosti nebo našeho oprávněného zájmu.

B.1 ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování bez vašeho souhlasu - na základě plnění smlouvy a našich oprávněných zájmů

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě plnění smlouvy, pokud jste dodavatelem podnikající fyzickou osobou, nebo na základě našich oprávněných zájmů, pokud jste zástupcem dodavatele právnické osoby, když v těchto případech oprávněné zájmy spočívají v zajištění řádného chodu naší činnosti a plnění našich závazků vůči našemu zákazníkovi. Na těchto právních základech zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o finanční situaci a údaje z veřejných zdrojů a to pro účely: 

• přípravy, uzavření a realizace plnění smlouvy s dodavateli a obchodními partnery (jinak řečeno pro to, abychom mohli připravit a uzavřít s vámi smlouvu, na základě které spolupracujeme, a abychom mohli zajistit řádné plnění této smlouvy i vyřizování vašich souvisejících stížností nebo dotazů).

Pro tyto účely uchováváme vaše údaje po dobu, po kterou je to nezbytné k realizaci práv a povinností plynoucích ze vzájemného smluvního vztahu (tedy po dobu trvání smluvního vztahu) a po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 15 let od skončení smluvního vztahu) nároků vyplývajících nebo souvisejících se smluvním vztahem prodlouženou o další jeden rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.

V případě, že jste zástupcem dodavatele právnické osoby a vaše osobní údaje jsou zpracovávány na základě našich oprávněných zájmů, máte právo proti tomuto zpracování uplatnit námitku podrobněji popsanou v kapitole Jak můžete uplatnit jednotlivá práva?. Pokud využijete svého práva vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, jsme povinni vaše osobní údaje pro daný účel dále nezpracovávat, ledaže v rámci šetření vaší námitky zjistíme, že máme k tomuto zpracování závažné oprávněné důvody. 

Zpracování bez vašeho souhlasu – na základě plnění zákonné povinnosti

V rámci naší činnosti musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování váš souhlas.

Pokud jste dodavatelem podnikající fyzickou osobou nebo zástupcem dodavatele právnické osoby, zpracováváme na základě plnění naší zákonné povinnosti vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o finanční situaci, a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

• zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě (tento zákon upravuje povinnosti související s uchováním vybraných dokumentů); 
• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (tento zákon upravuje požadavky na vytváření a zpracování účetních dokladů a souvisejících činností);
• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (tento zákon upravuje požadavky na vytváření a zpracování účetních dokladů a souvisejících činností).

Na základě oprávněných žádostí a jiné komunikaci pak můžeme vaše osobní údaje předávat orgánům veřejné moci (např. policii, soudům nebo finančním úřadům).

Osobní údaje zpracovávané na základě plnění právních povinností uchováváme po dobu, po kterou nám jejich zpracování ukládají právní předpisy. Protože nám toto zpracování ukládá zákon, nemůžete proti tomuto zpracování vznést námitku ani odvolat souhlas, neboť jsme povinni tyto údaje zpracovávat. 

Zpracování bez vašeho souhlasu – na základě našich oprávněných zájmů

Pokud jste dodavatelem podnikající fyzickou osobou nebo zástupcem dodavatele právnické osoby, můžeme na základě našeho oprávněného zájmu bez vašeho souhlasu zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o finanční situaci, údaje z veřejných zdrojů a odvozené údaje pro následující účely:

• vyhledávání dodavatelů a obchodních partnerů (jinak řečeno pro to, když zpracováváme vaše údaje v rámci hledání nových dodavatelů, se kterými máme zájem o spolupráci), kde je naším oprávněným zájmem zajištění poskytování našich služeb v nejvyšší kvalitě a zlepšení efektivity ve fungování společnosti;
• ochranu našich právních nároků (jinak řečeno pro aktivity v souvislosti s předcházením a odhalováním podvodných a jiných protiprávních jednání, řízením rizik, vymáháním pohledávek a také pro důkazní účely archivací záznamů o právních jednáních a dalších podstatných skutečnostech), kde je naším oprávněným zájmem předcházení vzniku škod na naší straně;
• vedení vnitřních statistik a evidencí, provádění interních kontrol a zajišťování dalších našich provozních potřeb (jinak řečeno, aby bylo zajištěno efektivní fungování všech našich vnitřních procesů (např. řízení korespondence) a neustále zlepšování našich služeb (např. vytvářením statistik a přehledů pro účely plánování), kde je naším oprávněným zájmem zajištění poskytování našich služeb v nejvyšší kvalitě a zlepšení efektivity ve fungování společnosti.

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou je to nezbytné k realizaci práv a povinností plynoucích ze vzájemného smluvního vztahu s vámi a po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 15 let od skončení smluvního vztahu) nároků vyplývajících nebo souvisejících se smluvním vztahem  prodlouženou o další jeden rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení. 

Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku podrobněji popsanou v kapitole Jak můžete uplatnit jednotlivá práva?. Pokud využijete svého práva vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, jsme povinni vaše osobní údaje pro daný účel dále nezpracovávat, ledaže v rámci šetření vaší námitky zjistíme, že máme k tomuto zpracování závažné oprávněné důvody.

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou zejména: 

1. poskytovatelé informačních systémů a technické infrastruktury v případě, kdy spravují interní systémy pro správu osobních údajů pro účely vnitřní evidence a statistik a provozních potřeb;
2. externí tiskárny v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro účely tisku a rozesílání korespondence, tedy pro naše provozní potřeby;
3. advokáti a společnosti zajišťující vymáhání pohledávek v případě, kdy zpracovávají osobní údaje za účelem ochrany našich právních nároků;
4. naši dodavatelé v případě, že vaše údaje jsou nezbytné pro realizaci spolupráce mezi vámi a tímto dodavatelem, za účelem našich provozních potřeb;
5. auditoři nebo znalci, pokud zpracovávají osobní údaje za účelem ochrany našich právních nároků nebo při plnění našich právních povinností.

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, kteří se nachází v roli správce. Jedná se o následující subjekty:

• Poskytovatelé poštovních služeb, kterými jsou Česká pošta, s.p., IČO: 471 14 983, Mediaservis, s.r.o., IČO 24197360, DHL Express (Czech Republic) s.r.o., IČO 25683446, PPL CZ s.r.o., IČO 25194798, Messenger a.s., IČO 27575896, EDM (Entre Direct Marketing) s.r.o., IČO 61057509 v případě, kdy pro nás zajišťují zasílání dokumentů pro účely plnění smlouvy nebo našich provozních potřeb.

Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají. Rovněž můžeme osobní údaje předávat těmto subjektům a exekutorům na základě našich oprávněných zájmů.

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám byly poskytnuty přímo vámi v rámci jednání o uzavření smlouvy nebo v rámci jakéhokoliv jiného kontaktu s vámi.

Nejvíce osobních údajů získáváme přímo od vás, zejména tím, že nám je vyplníte na příslušných formulářích a ve smluvní dokumentaci nebo poskytnete v rámci telefonických hovorů či v jiné komunikaci. 

Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou jak veřejné rejstříky, tak vámi zveřejněné údaje na internetu, a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů řadu práv. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem. 

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili. 

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů: 

• Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, 
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný, a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat (například pro obhajobu našich právních nároků),
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme,  
• ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů  přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. 

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

• splnění naší právní povinnosti (viz výše kapitola Zpracování bez vašeho souhlasu), 
• účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely,
• určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše kapitola Zpracování bez vašeho souhlasu).

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit, když:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
• vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli), 
• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků,  
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu (viz výše kapitola Zpracování na základě souhlasu) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnili v našich formulářích (například váš vlastnoruční podpis).  

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitoly Zpracování bez vašeho souhlasu a Marketingové aktivity prováděné na základě našeho oprávněného zájmu). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího odkladu; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali. 

Právo na přezkum automatizovaného rozhodnutí

Máte právo žádat přezkum automatizovaného rozhodnutí, a to zejména pokud se domníváte, že takové rozhodnutí je nesprávné. Toto právo můžete uplatnit způsobem uvedeným níže v kapitole Jak lze uplatnit jednotlivá práva?. V rámci tohoto práva můžete požadovat, aby rozhodnutí bylo přezkoumáno člověkem, a můžete vyjádřit svůj názor ve vztahu k takovému rozhodnutí. 

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole Jak lze uplatnit jednotlivá práva?. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. 

Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:

E-mailem na: gdpr@eon.cz

Písemně na adrese: Ochrana osobních údajů DPO, Cejl 42/44, Brno, 60200

Formuláře k uplatnění práv

Pro uplatnění  vašich práv, můžete využít tento formulář. Papírovou verzi formuláře také dostanete na vyžádání na jakékoliv naší pobočce. 

Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.